Обязанности администратора в отеле – Что входит в должностные обязанности и какие функции у администратора гостиницы/хостела

Администратор гостиницы: обязанности и функции

Первым человеком, которого вы видите в отеле, является администратор гостиницы. Всегда милый и приветливый, он попытается сделать все, что от него зависит, только чтобы ваш отдых был незабываемым и комфортным.

Со стороны может показаться, что обязанности администратора гостиницы ограничиваются всего лишь  предоставлением ключей от номера и регистрацией вас в базе данных. Чтобы развеять этот миф, давайте детальней разберемся в работе одного из главных сотрудников комплекса отдыха.

Часто должность администратора называют «портье». В переводе с французского языка данное слово обозначает «дверь». Такое название специалист отеля получил потому, что его рабочее место – стойка регистрации, находится в непосредственной близости от входа, и он встречает гостей. Данная формулировка, безусловно, не является точной, ведь администратор в гостинице выполняет гораздо больше функций, исходя из его должностной инструкции. Так, он должен обеспечить бесперебойную работу всех служб отеля, проконтролировать готовность номера к заселению, проверить наличие в мини-баре необходимых напитков и снеков, скоординировать работу подчиненных. В небольших отелях на администратора возлагается не только функция регистрации гостей, прием под охрану ключей и ценных вещей (в сейф), но и подготовка номерного фонда к заселению, информирование постояльцев об основных достопримечательностях города и о том, как к ним добраться.

Одной из самых важных функций, которую выполняет администратор гостиницы, является бронирование номеров по телефону, e-mail и посредством других средств связи, контроль загрузки отеля и фиксация неявки гостей в положенный день. Несвоевременный учет количества забронированных и заселенных номеров может привести к ситуации «overbooking» — проще говоря, гости выкупят больше номеров, нежели есть в гостинице в свободном пользовании.

Довольно часто в адрес администратора отеля поступают запросы на бронирование дополнительных услуг, в первую очередь, это касается возможности предоставления туристам дополнительных кроватей для детей и взрослых или изменения категории номера. Если есть такая возможность, категорию номера можно поменять, уже проживая в отеле, совершив дополнительную оплату.

Все вопросы, споры и конфликтные ситуации также обязан решать администратор гостиницы, в рамках возложенных на него полномочий. Кто же, как не он, должен выносить решение по поводу поступившей жалобы от клиента, если ему не предоставили забронированный заранее номер, услуги, если у него возникли проблемы с оплатой.

Для любого отеля прибыль является главной целью, поэтому на администратора отеля также возлагается функция контроля выезда гостей, во время которого должна быть проверена оплата всех счетов.

Чтобы правильно и точно обеспечивать работу всех служб, администратор гостиницы должен знать правила предоставления отельных услуг, содержания помещений, правила составления штатного расписания, структуру отеля и иные аспекты. Эти знания необходимы, чтобы  качественно и профессионально выполнять свою работу.

Должность «лицо отеля» — важная и ответственная. Независимо от ситуаций и проблем, которые происходят в отеле, хорошее настроение, улыбка не покидают администратора, ведь сфера услуг базируется, в первую очередь, на гостеприимстве.

Стать администратором гостиничного комплекса может каждый человек: необходимо пройти обучение в ВУЗе, техникуме или на курсах гостиничного хозяйства и иметь колоссальное желания работать. Приветствуется знание иностранных языков, особенно если отель находится в туристическом центре с большим потоком туристов.

fb.ru

Обязанности администратора гостиницы и должностная инструкция

Поскольку сфера HoReCa сегодня весьма интенсивно развивается, растет и соперничество среди отельеров. Они стараются зачислить в штат лишь лучших и ответственных сотрудников. Однако самый жесткий отбор здесь наблюдается на вакансию портье. Ведь требования к администратору гостиницы очень высоки. Рассмотрим типовую инструкцию для этой должности и разберемся с порядком ее разработки.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

+7 (499) 450-39-61
Это быстро и бесплатно!

Суть профессии и основные критерии кандидата

Сегодня по работе администратора постояльцы могут сделать вывод о классе и респектабельности гостиницы. Поэтому владельцам отелей следует ответственно и вдумчиво подойти к вопросу выбора соискателя на такую вакансию, особенно когда вы содержите номера премиум-класса. По сути, портье выполняет представительские функции, являясь лицом заведения. По этой причине важно выбрать на такую должность образованного и грамотного кандидата, владеющего навыками делопроизводства и умеющего найти контакт с людьми разного типа темперамента.

Администратор отеля, как правило, становится лицом заведения, поэтому на эту вакансию следует отбирать лишь грамотных и квалифицированных соискателей

Безусловно, от него потребуется и аккуратность в работе, а также неукоснительное следование правилам, которые обрисовывают обязанности администратора отеля. Как правило, немаловажным фактором часто оказывается и внешность портье – предпочтение стоит отдать приятным людям опрятного внешнего вида. Правда, есть еще один аспект, который является, скорее, врожденным – харизма. Кандидат, умеющий представить себя и заведение с самой лучшей стороны и оставляющий у гостей исключительно положительные эмоции, будет, пожалуй, оптимальным выбором.

Учитывая, что подобная работа предусматривает наличие высшего образования, соискателю следует иметь соответствующий диплом. Правда, сегодня сложно найти ВУЗ, предлагающий получение именно этой специальности. Поэтому обязательным пунктом резюме кандидата должен быть реальный опыт работы в такой сфере на подобной должности. Желательно, чтобы он был не меньше трех лет, но здесь могут быть определенные нюансы.

Нелишним пунктом станет и предъявление рекомендательных писем с предыдущих мест трудоустройства. Для всех кандидатов на эту вакансию приветствуется знание иностранных языков и навык ведения телефонных переговоров. Само собой, из-за специфики деятельности соискатель должен быть стессоустойчивым и доброжелательным по отношению к гостям. Определимся с конкретным перечнем критериев администратора, составив общий список качеств, необходимых для такой работы.

Определяемся со степенью притязаний

Составляя заявку на зачисление в штат работника, руководителю нужно четко описать предпочтительные качества соискателя. Постараемся сформировать краткий перечень критериев отбора кандидата, дающий представление о примерном составлении такого объявления о найме. Итак, в идеале работнику следует владеть следующими качествами и навыками:

1. Общительность. Это позволит легко установить контакт с гостями и решить вопросы любого уровня, находящиеся в компетенции сотрудника.
2. Грамотная и правильная речь. Запомните, дефекты дикции, а также чересчур быстрое произношение могут негативно сказаться на передаче информации клиентам.
3. Сообразительность и нетривиальный подход. Некоторые ситуации требуют от соискателя творческого отношения, креативности и быстрого принятия верных решений.
4. Дисциплинированность и серьезность. Ответственность потребуется во время ведения документооборота и первичной бухгалтерии. Кроме того, соискателю следует основательно подойти к выполнению всех обязанностей.
5. Умение уладить конфликт. Способность адекватного восприятия ситуации и навык вежливого общения с гостем помогут кандидату сгладить все возникшие недоразумения, чтобы клиент остался доволен, а бюджет заведения не пострадал.

Конечно, можно перечислить еще множество дополнительных пожеланий работодателя. Ими могут стать, например, временное совмещение с другой должностью либо готовность к сверхурочной работе. Однако для руководителя здесь важно руководствоваться нормами ТК и не нарушать действующих законов.

Коммуникабельность и ответственность — основные критерии для этой профессии

Поскольку мы вкратце обрисовали основные пункты требований к кандидатуре администратора, перейдем к основным разделам для составления рабочих предписаний. Заметим, что рассматриваемая вакансия относится к составу среднего руководящего звена. Поэтому определим, что входит в должностные обязанности администратора гостиницы его функции.

Круг обязанностей портье

Теперь обозначим основные функциональные обязательства такого работника. Должностная инструкция администратора гостиницы, образец которой можно скачать тут, обязательно предполагает раздел, где перечислены обязанности сотрудника. Во-первых, здесь нужно указать подпункт о знании документальной базы примерно такого содержания:

• трудовое законодательство и нормативные документы предприятия;
• принципы ведения гостинично-ресторанного бизнеса в РФ;
• основы и способы формирования процедуры оказания сервиса;
• предписание о содержании номеров отеля;
• способы и методики оказания первой медицинской помощи;
• базовые знания в области экономики и управления;
• должностная субординация, а также свои полномочия и обязанности;
• внутренние правила распорядка, безопасности труда, нормативы СЭС и ГПН.

Администратор обязан осуществлять общий контроль на вверенном ему участке работы, руководствуясь внутренними правилами и законодательством

Во-вторых, следует отдельным пунктом очертить круг непосредственных функций соискателя. Здесь мы предлагаем вам приблизительно такой перечень:

1. Прямой контакт с постояльцами. Этому сотруднику нужно постоянно следить за обеспечением необходимыми объектами быта заведения и способствовать комфортному пребыванию в заведении всех гостей.
2. Надзор по оперативному приготовлению номеров. Систематизация заявок по броне также будет входить в непосредственные обязанности портье – ведь иногда потребуется обеспечить постояльцев дополнительным местом для ребенка и учесть их пожелания. Само собой, такие мелочи, как смена белья, уборка и поддержание опрятного вида отеля, целостность гостиничной собственности также будет контролировать именно этот человек.
3. Предоставление информации об услугах заведения клиентам. Сюда входят сведения о наполненности отеля, наличии свободных комнат, обязательном и дополнительном сервисе и его стоимости. Кроме того, администратору следует принимать заявки гостей и соблюдать их выполнение подчиненными ему сотрудниками.
4. Подача общих данных, интересных для посетителя. Портье нужно уметь грамотно и четко объяснить клиенту адрес гостиницы, рассказать о памятных и туристических объектах вашего города, которые могут заинтересовать постояльца, и дать ему исчерпывающий ответ на все поставленные вопросы, касающиеся рассматриваемой сферы деятельности.
5. Прием и заполнение формуляров важных бумаг.
6. Соблюдение и осуществление надзора за подчиненными. Здесь администратору следует контролировать соблюдение другим персоналом своих обязанностей, выполнение ими предписаний руководящего состава заведения, а также следование внутренним инструкциям и правилам.
7. Решение спорных ситуаций. Такому специалисту придется принять непосредственное участие в разрешении возникших конфликтов, касающихся уровня обслуживания. Само собой, прием жалоб постояльцев и меры по устранению оплошности персонала заведения будут обязательным подпунктом должностной инструкции. Кроме того, для портье можно предусмотреть функцию о внесении предложений по качеству сервиса и доведение до сведения руководства возникших проблем.

Предоставление клиенту подробной информации, имеющей отношение к работе заведения — одна из главных обязанностей этого сотрудника

Как видите, список получился достаточно обширным. Хотя любой руководитель сможет корректировать его, руководствуясь спецификой собственного отеля. Правда добавим, что для администратора обязательным будет знание ПК, навыки документооборота и делопроизводства, а также владение иностранными языками на бытовом разговорном уровне. Само собой, опыт работы и грамотность соискателя здесь будут неотъемлемым условием.

Компетенция сотрудника

Среди полномочий работника можно выделить следующие моменты:

• возможность ознакомления с решением управления заведения об обслуживании посетителей;
• внесение рекомендаций руководству по улучшению уровня и качества сервиса;
• сообщение управляющему отеля о выявленных недоработках и внесение конкретных предложений, чтобы устранить их;
• запрос у смежных специалистов необходимых для нормального выполнения своих обязанностей бумаг и сведений;
• привлечение персонала к осуществлению их прямых обязательств и контроль выполненной ими работы;
• запрос конструктивного взаимодействия с управляющим, чтобы нормально выполнять возложенные на себя функции.

Внесение предложений по улучшению сервиса для постояльцев должно стать неотъемлемым правом администратора

Опять же, внести дополнительные полномочия портье либо сократить предложенный нами список отельер сможет на свое усмотрение. Главное, при формировании списка полномочий и прав соискателя указать на его место в структуре всего заведения и обозначить вероятные контакты по этому направлению.

Поговорим об ответственности

Наконец, для этой профессии следует предусмотреть отдельный раздел, касающийся промахов в работе и возможных взысканий за это. Как правило, администратор отвечает за такой список позиций:

• невыполнение или несоблюдение собственных обязанностей, предусмотренных официальным документом;
• преступление норм закона и права, пользуясь служебным положением;
• умышленное причинение вреда или материального ущерба.

Ненадлежащее соблюдение должностных обязанностей администратором должно предусматривать определенный уровень ответственности

За подобные нарушения следует предусмотреть административные взыскания, включая увольнение сотрудника. Само собой, каждый конкретный проступок и соответственное наказание должны находиться в рамках действующих законов и нормативных актов. Учитывая достаточно высокие оклады, соответствующие подобной профессии, весьма уместно будет предусмотреть и систему штрафов за мелкие нарушения, допущенные портье повторно.

Если говорить о вероятных поощрениях, следует упомянуть выплаты премий и обеспечение работника корпоративным каналом телефонной связи. Кроме того, возможны вознаграждения в виде предоставления бонусных карт на посещение администратором различных развлекательных и спортивных учреждений. Само собой, следует оставить за сотрудником право принимать и поощрение от посетителей в виде чаевых.

Предложенная нами схема формирования должностной инструкции является примером для составления вами нужного вам руководства. Ознакомиться и скачать готовый пример такого бланка вы сможете на нашем сайте. Однако не забывайте о специфике этой деятельности и вносите корректировки в этот документ, учитывая конкретное направление работы вашей гостиницы.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 450-39-61
Это быстро и бесплатно!

vashbiznesplan.ru

Должностная инструкция администратора гостиницы — образец 2019 года и как ее составить, права и обязанности

Служба приема и размещения отвечает за бронирование, заселение и выезд. От сотрудников этого отдела зависит, каким будет первое впечатление гостя, поэтому обслуживание должно быть безукоризненным и высококлассным. Это – своеобразный «нервный центр» каждого отеля, ведь все просьбы, недовольства и жалобы постояльцев поступают именно на ресепшн.

Справиться с данной задачей и обеспечить качественное обслуживание гостей помогает должностная инструкция администратора гостиницы, в которой подробно прописываются трудовые функции, права и ответственность сотрудника. О том, что собой представляет данный документ, и как его правильно составить, читайте в нашей статье.

Содержание статьи

Как составить: общие положения

Первый параграф должностной инструкции включает в себя информацию о том, к какой категории работников администратор относится, кем назначается и снимается с должности, каким опытом работы и образованием он должен обладать, а также какими знаниями должен владеть.

Администратор службы приема и размещения гостиницы  (портье) относится к категории специалистов и подчиняется менеджеру отдела. Назначается и освобождается от занимаемой должности приказом президента (директора) компании.

На должность назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, но без предъявления требований к стажу. К обязательному требованию относится свободное владение иностранными языками.

Администратор должен знать следующие правила:

• внутреннего распорядка;
• техники безопасности;
• эвакуации посетителей;
• предоставления гостиничных услуг в РФ;
• регистрации и проживания;
• работы с контрольно-кассовыми машинами, принятыми на территории РФ;
• защиты персональных данных гостей;
• пребывания российских и иностранных граждан на территории РФ.

Кроме того, сотрудник обязан владеть информацией о категориях номеров, их расположении и стоимости, а также знать компьютерную систему управления гостиницей, часы работы и номера телефонов отделов.

Должностные обязанности: на что имеет право администратор гостиницы и его ответственность

Администратор выполняет распоряжения менеджера отдела приема и размещения, соблюдает служебную дисциплину и сохраняет в тайне информацию обо всех финансовых и иных операциях, связанных с работой отеля и гостей.

Основными функциями администратора являются:

• бронирование и распределение номеров;
• прием индивидуальных гостей и групп;
• контроль состояния гостиничных счетов и расчет при выезде;
• осуществление ночного аудита;
• составление установленных отчетов за истекшие сутки (после ночного аудита).

Администратор гостиницы обязан соблюдать кассовую дисциплину, содержать в исправности оборудование и поддерживать порядок на ресепшн.

Помимо обязанностей сотрудник имеет и права, закрепленные законодательством РФ и предусмотренные внутренней документацией компании.

Как правило, администратор может обращаться к менеджеру с предложениями или замечаниями, относящимися к собственными должностным обязанностям.

Кроме того, он вправе требовать от руководства создания условий и предоставления необходимого оборудования для выполнения собственных трудовых функций, получать социальные гарантии и повышать профессиональную квалификацию.

В то же время администратор:

• подчиняется и выполняет указания руководства, связанные с трудовой деятельностью;
• несет дисциплинарную ответственность за нарушения трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка и техники безопасности;
• не имеет права использовать служебные полномочия в личных и корыстных целях;
• несет материальную ответственность за обеспечение сохранности вверенных ему ценностей.

Профессиональная квалификация (профстандарт) подразумевает под собой знания, навыки и опыт, которые необходимы для выполнения трудовой функции. Кроме этого, в документе должны быть прописаны требования к образованию, особые условия допуска к работе и другие характеристики.

В отелях премиум-класса, для оперативных отделов разработаны дополнительные алгоритмы всех рабочих функций. Для сотрудников службы приема и размещения, стандарты бывают для таких процедур, как:

• приветствие и встреча гостя;
• заселение ВИП-гостей, индивидуалов и туристических групп;
• поселение лиц, не имеющих бронь на размещение;
• расчет за проживание;
• прощание с гостем при выезде;
• телефонный этикет;
• утренний звонок-побудка;
• переселение из номера.

Образцы должностной инструкции администратора гостиницы

Типовая инструкция

Скачать пример типовой инструкции администратора гостиницы вы можете здесь: https://yadi.sk/d/v-SpdFab3TYGhG

Старшего

Должностные обязанности старшего администратора выглядят следующим образом: https://yadi.sk/d/Arsvmjb03TYGwa

Дежурного

Чтобы найти образец должностной инструкции дежурного администратора гостиницы, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/0T3G8JYE3TYHc2

Должностная инструкция администратора гостиницы разрабатывается и дополняется в соответствии с принятыми положениями трудового кодекса Российской Федерации. Документ должен быть обязательно завизирован руководителем компании и отдан на подпись каждому сотруднику.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

specworkgid.ru

Должностная инструкция администратора гостиницы

I. Общие положения

1. Администратор гостиницы относится к категории специалистов.

2. На должность администратора гостиницы назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе гостиничного обслуживания не менее 2 лет.

3. Администратор гостиницы назначается на должность приказом директора гостиницы.

4. Администратор гостиницы должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам гостиничного обслуживания.

4.2. Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.

4.3. Правила и методы организации процесса обслуживания клиентов.

4.4. Порядок содержания жилых и других помещений гостиницы.

4.5. Основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей.

4.6. Основы экономики, организации труда и управления.

4.7. Структуру управления гостиницей, права и обязанности работников гостиницы.

4.8. Законодательство о труде.

4.9. Правила внутреннего распорядка.

4.10. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Администратор гостинцы подчиняется
	(директору гостиницы; иному	.
должностному лицу)

6. На время отсутствия администратора гостиницы (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора гостиницы. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор гостиницы:

1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию клиентов, созданию для них комфортных условий.

2. Осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему прибывающих в гостиницу, соблюдением чистоты в гостинице, регулярной сменой белья в номерах, сохранностью имущества и оборудования.

3. Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах, принимает заказы на их выполнение и контролирует их исполнение.

4. Дает устные справки, касающиеся гостиницы, расположения городских достопримечательностей, зрелищных, спортивных сооружений и т.д.

5. Принимает и оформляет необходимые документы.

6. Осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства организации.

7. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.

8. Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.

9. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.

10. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимает меры к их ликвидации.

III. Права

Администратор гостиницы вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности гостиницы (ее структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от специалистов и исполнителей информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения директора гостиницы).

6. Требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Администратор гостиницы несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

hr-portal.ru

Должностная инструкция администратора гостиницы

Администратор входит в число главных людей в гостинице. Это первый, кто встречает гостей отеля, размещает посетителей в номера, занимается урегулированием конфликтных ситуаций и контролирует выполнение должностных инструкций персонала отеля. Новый сотрудник утверждается руководством и вступает в должность после издания приказа о его назначении.

Портье должен являться экспертом во многих вопросах. Среднее профессиональное образование или начальное техническое является обязательным требованиям для всех претендентов на должность портье. В случае последнего, обязательным условием для претендента на роль портье является опыт работы в гостиничной отрасли не менее 2-х лет.

Администратор должен быть разносторонне развитым, знать нормативную базу горничного обслуживания, основы экономики и управления, вопросы трудового права. Должностная инструкция портье содержит множество обязательных к исполнению правил и обязательных знаний:

• Трудовое законодательство, нормативная документация;
• Алгоритм предоставления горничного сервиса в России;
• Алгоритм обслуживания клиентов;
• Понятия правильного содержания всех помещений гостиницы;
• Начальные медицинские знания для оказания первой помощи.

Для того, чтобы у посетителей осталось хорошее впечатление, администратор должен быть этически и эстетически образован, уметь сглаживать конфликтные ситуации (иметь знания в сфере культуры общения и психологии).

Скачать должностную инструкцию 

Функциональные обязанности администратора гостиницы

Основной обязанностью портье является контроль над уровнем качества обслуживания клиентов гостиницы. Он непосредственно общается, предоставляя всю информацию об имеющихся дополнительных услугах, консультирует постояльцев на различные темы (например о достопримечательностях города), решает конфликтные ситуации.
Возмущенные, или не довольные качеством обслуживания клиенты предъявляют претензии так же администратору.

Кроме общения с клиентами, портье следит за состоянием имущества, оборудования и гостиничных номеров в целом, ведет документацию. Общение с руководством так же проходит через управляющего отелем (информирование о недочетах в работе гостиницы)

Заместитель администратора гостиницы — должностная инструкция

Заместитель управляющего обязан обладать теми же знаниями, что и сам портье. Подчиняется он непосредственно управляющему. Он так же обязан следить за исполнением должностных инструкций персонала, чистотой гостиничных номеров и прилегающих территорий, участвует в общении с посетителями отеля.

Кроме этого, помощник портье занимается бронированием номеров, следит за графиками постояльцев и состоянием гостиничного имущества. В отсутствие управляющего, все его обязанности исполняет заместитель.

Права

Должностная инструкция управляющего регламентирует и его права. Так, например, портье может запрашивать необходимую ему документацию, связанную с деятельностью отеля (как самостоятельно, так и через руководство).
В случае возникновения ситуации, которую управляющий решить самостоятельно не может, он вправе привлечь специалиста, для устранения проблемы.

Во время общения с руководством администратор отеля имеет право сообщать о недочетах в работе гостиницы, предлагать решения данных проблем, а так же запрашивать содействие руководства в определенных ситуациях.

За что несет ответственность администратор гостиницы?

Исходя из широкого объема работы администратора, ответственность на него возлагается соответствующая:

• Не соблюдение своих должностных обязательств;
• Нарушение в области закона, используя служебное положение;
• Умышленное нанесение материального убытка.

Кроме общих понятий, управляющий несет ответственность за исполнительностью всего персонала. Поэтому он должен быть ответственен за знания подопечных в вопросах охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности.

Составление должностной инструкции администратора гостиницы

Должностная инструкция управляющего отеля, как и всего персонала составляется сотрудниками кадрового отдела. Они занимаются разработкой общих пунктов, касающихся профессии, а непосредственный руководитель вносит свои правки в данный документ. В общих случаях должностная инструкция содержит перечень определенных квалификационных навыков, и функциональные обязанности специалистов данной отрасли. В ней содержится:

• Перечень прав и обязанностей;
• Общие положения;
• Список квалификационных требований;
• Должностные обязанности портье.

Утверждается данный документ руководителем гостиницы.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

legionfg.ru

Особенности работы администратором в гостинице

Произвести хорошее впечатление на клиентов — одна из первостепенных задач администратора. Поэтому человеку, претендующему на эту должность, необходимо обладать хорошей стрессоустойчивостью, ведь клиенты встречаются разные. А общаться с ними приходится часто: администратор встречает будущих постояльцев, объясняет им правила проживания в гостинице, расселяет по номерам, отдает и принимает ключи от номеров, отвечает на все возникающие вопросы, а также выслушивает претензии. Хороший администратор — еще и немного психолог, он умеет составлять психологический портрет клиента и понять, как общаться с ним самым эффективным образом.

Идеальный администратор неизменно улыбчив, вежлив и бесконечно любезен, однако в некоторых случая он должен быть еще и убедительным и уметь настаивать на своем — если речь идет о соблюдении правил гостиницы. Это пригодится и в случае возникновения нестандартных или конфликтных ситуаций — разрешать их предстоит администратору.

Приятная внешность должна сочетаться с приятным голосом — администратору предстоит общаться с потенциальными клиентами по телефону. Пригодится и хорошая память, и грамотная речь: для каждого клиента будет нужно повторять расценки, преимущества и особенности гостиницы, правила проживания.

Помимо всего этого, администратор отвечает за корреспонденцию гостиницы и руководит работой других сотрудников. Здесь пригодится внимательность и навыки организаторской работы, а так же самодисциплина — особенно если гостиница большая.

В требованиях к претендентам на должность администратора нередко фигурирует знание ПК — ведь вся документация сейчас ведется на компьютере, и знание иностранных языков, особенно если речь идет о больших гостиницах высокого класса в крупных городах — сюда могут заселиться иностранные туристы. Владение английским языком приоритетно, однако чем больше языков знает администратор, тем лучше.

Неплохо было бы знать город: именно у администратора приезжие чаще всего интересуются о местных достопримечательностях, культурных заведениях, спрашивают совета по поводу досуга и маршрута прогулки. Всегда пригодятся адреса ближайших отделений банков, мест общепита. Также полезным будет держать под рукой номера такси и прочих служб, которые могут понадобиться (рестораны доставки и т. д.).

Администратор ведет расчет с клиентами, поэтому навыки кассира — внимательность, способность быстро считать в уме, также очень пригодятся.

www.kakprosto.ru

Должностная инструкция администратора гостиницы

Должностная инструкция администратора гостиницы

1. Общие положения

1.1  Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора гостиницы.

1.2  Администратор гостиницы относится к категории специалистов.

1.3  Администратор гостиницы назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора гостиницы.

1.4  Взаимоотношения по должности:

1.4.1	Прямое подчинение	Директору гостиницы
1.4.2.	Дополнительное подчинение	‑‑‑
1.4.3	Отдает распоряжения	‑‑‑
1.4.4	Работника замещает	Лицо, назначенное в установленном порядке
1.4.5	Работник замещает	‑‑‑

1. Квалификационные требования администратора гостиницы:

2.1	образование	Высшее профессиональное образование
2.2	опыт работы	Не менее 5 лет
2.3	знания	Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам гостиничного обслуживания. Правила предоставления гостиничных услуг в Украине. Правила и методы организации процесса обслуживания клиентов. Порядок содержания жилых и других помещений гостиницы. Основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей. Основы экономики, организации труда и управления. Структуру управления гостиницей, права и обязанности работников гостиницы. Законодательство о труде. Правила внутреннего распорядка. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.4	навыки	работы по специальности
2.5	дополнительные требования	—

1. Документы, регламентирующие деятельность администратора гостиницы

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора гостиницы; Положение о гостинице, Должностная инструкция администратора гостиницы, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности администратора гостиницы

Администратор гостиницы:

4.1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию клиентов, созданию для них комфортных условий.

4.2. Осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему прибывающих в гостиницу, соблюдением чистоты в гостинице, регулярной сменой белья в номерах, сохранностью имущества и оборудования.

4.3. Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах, принимает заказы на их выполнение и контролирует их исполнение.

4.4. Дает устные справки, касающиеся гостиницы, расположения городских достопримечательностей, зрелищных, спортивных сооружений и т.д.

4.5. Принимает и оформляет необходимые документы.

4.6. Осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства организации.

4.7. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.

4.8. Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.

4.9. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.

4.10. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимает меры к их ликвидации.

1. Права администратора гостиницы

Администратор гостиницы вправе:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, касающимися его деятельности.

5.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

5.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности гостиницы (ее структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

5.4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от специалистов и исполнителей информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения директора гостиницы).

5.6. Требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

1. Ответственность администратора гостиницы

Администратор гостиницы несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы администратора гостиницы

7.1. Режим работы администратора гостиницы определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда администратора гостиницы определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1   Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2   Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3   Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального администратора предприятия.

Руководитель структурного подразделения
		(подпись)	(фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись)	(фамилия, инициалы)
00.00.0000
С инструкцией ознакомлен:
		(подпись)	(фамилия, инициалы)
		00.00.00

trudova-ohrana.ru